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徐万涛的博客

生活中的每一瞬间都可能演绎人生的精彩——竭力打造无锡财税第一博

 
 
 

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打造精细化成本控制链(实战案例)  

2010-03-09 08:45:25|  分类: 成本核算类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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打造精细化成本控制链(实战案例)

  患者:湘味鲜酒楼

  年龄:6年

  体态:2500平米

  医生:朱明坤 餐饮经理人,餐饮信息化建设专家,资深餐饮管理咨询顾问

  背景

  湘味鲜酒楼创立于2003年,是一个以湘、鄂菜为主,大众化消费为基调的休闲食府。前段时间,我与湘味鲜酒楼的张总闲谈中聊到了店里面的成本管理存在问题,但是一直找不到好的解决方案。张总希望我能帮助进行诊断,结合店里的实际情况设计一套切实可行的成本控制流程方案。

  症状

  我在和张总的沟通中了解到,湘味鲜酒楼在成本控制方面主要存在以下几方面的问题:

  一、原料采购价格变化大

  湘味鲜酒楼对鲜活类物料实行自行采购,因为市场价格经常波动,给原料的进货成本控制增加了一定的难度。如西红柿昨天2.2元,今天就达到了3.5元。这原料成本的变化给菜品的成本把握也造成了很大困难。

  二、库存积压,造成浪费

  原料的采购数量没有清晰的标准,导致原料积压,不仅占用了资金,还因为原料不新鲜导致菜品质量下降。

  三、出菜标准不统一

  厨房师傅出菜装盘分量不统一,比如一份回锅肉的青椒,按照标准食谱规定是150克,但是出品时却分量不等,影响了菜品质量,造成顾客投诉。

  四、财务不能有效监督

  财务人员不能及时得到餐厅的原料采购数据,在统计核算时,不能及时根据数据分析判断物料使用量是否符合标准。因为统计数据的手段比较传统,财务人员依旧采用手工记账方式统计,出账速度慢,并且经常出现差错,无法实施精细“数字化”管理。

  五、厨房员工流失率高

  不能及时通过数据掌握员工的工作情况,缺乏对员工的考核标准,致使厨房员工的流动量大,也影响了出品质量。

  六、上菜速度比较慢

  一到开餐高峰期就有顾客反映上菜速度很慢,为此,张总还特地增加了点单的人手,但是人力成本的增加又成了张总的一块心病。

  诊断

  盘点一下,这些问题似乎都很具有餐饮行业成本管理的代表性,我对湘味鲜酒楼进行了深入了解。

  一、信息化建设功能不全面

  在信息化管理方面,他们目前使用的点菜系统也具有精细化成本管理方面的功能。为什么还会出现成本管理的问题呢?了解后才知道,原来当时定制这套软件的时候只是选用了一些基本的收银、点菜和查询功能。连仓库管理都是保留原始的手工记账,没有实现菜品原材料进销存数据的实时记录,手工出帐慢,并且容易出现记录和操作失误,给经营管理做决策分析带来了很多障碍。

  二、菜品成本数据不及时

  现在餐厅每天能够通过系统得到菜品和酒水销售的数据资料,但是仓库的收发、库存数据却因手工操作延后,不能及时送达财务,所以财务也就不能在第一时间内做出对成本控制的反应。等到月底统计数据出来才发现问题,但是已经晚了。

  三、连锁餐饮采购优势不能体现

  湘味鲜酒楼目前已经发展到了3家连锁店,那种传统手工记账的方式在单店的经营中可能还能凑合使用,但是对于一个餐饮连锁企业来说就显得有点“力不从心”了。在采购的时候不能对采购的数量进行准确预估,从而发挥集团采购优势取得优惠价格。

  四、成本控制责任不能落实到人

  很多餐饮企业成本控制失败的原因不是没人抓成本控制,而是部门内部责任不明确,部门与部门之间成本控制脱节,没有形成有效的成本控制链条。一条成功的成本控制链可以实现“互相监督,考核有据”。

  五、触摸屏点菜二次下单,浪费下单时间

  由于餐厅的点单用的是触摸屏,所以服务员在为客人点单时,都是先用便签记录下来再到触摸屏前下单,遇到点菜高峰期,还得排队下单,延缓下单时间有5-10分钟!

  处方

  我通过“餐饮ERP管理模式”在成本管理方面的运用,为湘味鲜酒楼打造一条精细化的成本管理控制链,让信息化工具真正发挥成本管理的作用。

  一、实行进销存管理仓库

  运用进销存系统,可以实现对物资原料的有效管理,菜品酒水等物料的进货量、部门领用量以及库存量清晰明了,财务查询及时方便。

  二、制定标准化菜谱

  要做到成本的有效控制,为餐厅的菜品做精细化标准菜谱是必不可少的步骤,这也是确保出品质量统一的前提。在标准菜谱中不仅要标明各种原料的品名、数量,还要详细记录原料的产地、规格等信息。

  三、利用出净率监督原料质量和投料标准

  验收领用原料由专人负责,严格按照原料的出净率标准验收原料,对原料供货商供应的和采购人员购买的原料进行监督检查。如果厨房切配人员在操作过程中不按照标准菜谱配料,造成出品不统一顾客投诉,或者验收的时候把关不严,原料质量不达标时,都可以对各环节负责人进行处罚。这一措施真正达到了对外监督供货商,对内员工有了考核标准,还让出品质量有了保障。

  四、运用标准配方下计划采购单

  厨房在下第二天的计划采购单之前,要依据第二天的预订和销售预估明细单的数据来确定计划采购单。这一切因为有标准化菜谱为基础,所以对每种原料的统计就相对简单一些。根据预订和销售预估的数据制定的原料采购单,和实际销售虽然会有一些误差,但是结合一段时间的销售量分析出来的数据还是比较精细,为原料的采购和实现“零库存”目标提供了相对准确的数字依据。

  五、动态成本及时反映毛利率变动情况

  对于原料的价格波动,可以运用信息化系统设置动态成本。当采购价格变动时,系统会自动变动原料成本。服务人员在点菜的时候就可以及时反映出任何一道菜品或者任何一单菜品的毛利率情况了,让毛利控制变得轻松容易。

  六、完善信息化系统的精细化成本管理功能

  要想巩固精细化成本管理的效果,达到精细化效果长期不走样,导入精细化成本工具是解决问题的一个有效途径。在对酒楼的相关基础工作做了一些调整和完善以后,酒楼联系了软件供货商,结合酒楼的实际情况,重新完善了相关成本管理功能。

  七、更换触摸屏为无线点菜器

  和许多餐厅选用触摸屏的理由一样,当初湘味鲜酒楼实施信息化点单前,特地考察了许多餐厅关于信息化点单工具的选用情况,由于当时麦当劳和肯德基等一些洋快餐连锁选用的都是触摸屏点餐方式,所以湘味鲜酒楼也否定了软件供货商的建议,跟风选用了触摸屏。

  触摸屏点餐方式天生只是适合快餐店即点即出的点餐模式,对于中餐酒楼这种点餐和厨房加工间隔较远,需要及时信息传导的点餐模式来说,无线点菜无疑是比触摸屏更好的点菜途径,无线点菜器的及时发送功能比触摸屏下单在时间上至少可以节约5-10分钟。

  效果

  这次从诊断到进行调整,花了不少时间在员工的动员和沟通方面,毕竟要改变员工的很多工作习惯,还是有一定难度的,如今,这套新的信息化工具已经正常运行一个多月了,通过全体员工的共同努力和磨合,当初的原料采购问题和出品标准化问题已经有明显起色;改用了无线点菜的下单方式,大大提高了下单速度,顾客满意度也提高了;每天的收入支出账目清晰明了,也为员工绩效考核提供了更详细的参考数据,可谓“一举多得”!

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