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徐万涛的博客

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费用报销制度  

2012-07-18 15:45:19|  分类: 企业管理类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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费用报销制度

第一部分 总则

  第一条 为了加强公司内部管理,规范公司财务报销流程,合理控制费用支出,特制定本制度。

  第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条 本制度适用公司全体员工。

  第二部分 借支管理规定及借支流程

  第四条 借款管理规定

  () 出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款,复印一份存人事处,一份随同《差旅费报销单》在出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

() 其他临时借款,如业务费、周转金(用于制作物品、分批付款;如公司制作印刷品、广告用品等)等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

   (三)公司业务用款:用款部门填写《用款申请单》,须写明用款用途和金额、收款单位全称以及账号和开户银行等信息。

  () 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。特别提醒:如果是网上购物,须提前一天办理好相关的请款报销手续。

    () 借款销账规定:

    (1) 借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;

   2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

  () 借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

  第五条 借款流程

  () 借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、和借款类别(支票或现金)。

  () 审批流程:部门主管审核签字→财务主管复核→财务经理审核→总裁审批。

  () 财务付款:借款(或用款)凭审批后的借款单(用款单)到财务部办理领款手续。

第三部分 日常费用报销制度及流程

第六条 费用报销的一般流程:

    1、报销人整理报销单据(分有正规票据和和无正规票据两种情况)

2、填写对应费用报销单

3、须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单

    4、部门主管审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

 

第七条 日常费用主要包括差旅费、办公费、低值易耗品及物品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

  第八条  费用报销的一般规定

  (一)报销人必须取得相应的合法票据,且发票(或印有财政局监制章的收据)背面有经办人、证明人签名。

 

 () 填写报销单应注意:

  根据费用性质填写对应单据,物品采购回来以后一定要附行政的《入库单》  

1、有发票的费用填写《费用报销单》,严格按单据要求项目认真填写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。

2、不能取得发票的费用(如招商城购买的物料用品、低值易耗品、电脑及其配件),一律填写《另星费用报销单》,或《费用报销单》。原则是:报销的票据必须是合法票据,如果没有合法票据应提出申请,经领导同意后方可外出采购或办理业务。

3如购买的物品是分批付款的,首先应该填写《物料采购申请单》,待行政审核、总裁批准后方可购买。并且将审批后的采购申请单复印一份留财务做付款记录和备查使用,同时采购部门也要有一份备查,等到发票或收据到达后,再行填写《费用报销单》或《另星费用报销单》进行核销。

  () 按规定的审批程序报批。

  () 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

  第九条 办公费、低值易耗品、固定资产等报销制度及流程

  (一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。

  (二)报销流程

  1.购置申请: 公司行政部每月28日根据各部门填写的《办公用品申购单》、《物料用品采购申请单》,结合库存情况酌情购置,并按资产管理办法规定报批。

  2.报销程序:报销人填写费用报销单(附出入库单),按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3.费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用,待实际领用时分摊。

第十条 招待费、培训费、报销制度及流程

  (一)费用标准

  1. 招待费:为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征得总裁的同意。

  2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司人力资源部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总裁审批。

    ( )报销流程:

  1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

  2. 培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

  

第四部分 报销时间的具体规定

  第十一条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,财务部将报销时间具体安排如下:

  1.财务报销:公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后,为了便于财务部集中时间月末结账,该报销日停止财务报销。

  2.借支及其他业务的不受以上的时间限制,可随时办理。

  

    第十二条 本制度解释权归公司财务保障中心。

  第十三条本制度经总裁签字后生效。

 

 

                                                       财务保障中心 

                                                    二○一一年三月二十日

 

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